Главная » Централизованная бухгалтерия учреждений: Подробный обзор процесса

Бухгалтерия

Централизованная бухгалтерия учреждений: Подробный обзор процесса

Игорь Бажин

07.06.2016

2826 Просмотры 2 комментария

ЭкономияSavedRemoved 5

Централизованная бухгалтерия создается для ведения финансовой бухгалтерской отчетности муниципальных учреждений.

Это позволяет сэкономить расходы организации на создание и содержание бухгалтерского отдела.

Бухгалтерия оказывает дополнительные услуги: консультирование по налоговым вопросам, хранение документов, представительство в контролирующих органах.

Содержание этой статьи:

Финансовый учет в государственных организациях проводится разными способами: этим занимается централизованная бухгалтерия, в учреждении создается соответствующий отдел или привлекаются сторонние компании.

Выбор в каждом конкретном случае зависит от ряда факторов, в том числе экономических показателей и характеристик деятельности.

С какой целью создаются централизованные бухгалтерии

Основываясь на п. 3 ст. 7 Федерального Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», руководитель управления образования или другого учреждения вправе заключить договор с централизованной бухгалтерией и поручить ей проведение бухгалтерского учета.

Такой подход призван увеличить эффективность работы казенного учреждения и минимизировать расходы на ведение учета и подготовку отчетности.

Подготавливается задание для МКУ, которое включает в себя перечень действий:

• ведение бухгалтерского учета;
• распределение финансов;
• оснащение материально-технической базы.

Касательно казенных учреждений здравоохранения, культуры и образования действуют стандарты, определяющие уровень предоставления бухгалтерских услуг.

С течением времени, законодательные требования, затрагивающие деятельность таких МКУ, меняются.

В последних документах, регламентирующих последовательность ведения бухгалтерского учета для казенных учреждений, не прописано, по каким принципам функционирует централизованная бухгалтерия.

Сами эти организации теперь регистрируются в качестве юридических лиц (к примеру, ООО). Они обретают статус «Муниципальное учреждение» вместо формы структурных подразделений.

Как заключается договор на предоставление бухгалтерских услуг

Чтобы финансовый учет проводила централизованная бухгалтерия, следует заключить соответствующий договор. В нем четко обозначаются права и обязанности участников.

Бухгалтер предприятия составляет отчетность по состоянию на дату передачи своих полномочий и вместе с передаточным актом передает в централизованную бухгалтерию.

Также определяется право подписи.

• Руководящее лицо организации (к примеру, генеральный директор ООО) владеет правом первой подписи по всем счетам либо только по внебюджетным. Иногда принимается решение передать право первой подписи директору централизованной бухгалтерии. Тогда предварительно составляется доверенность. Документальное оформление передачи права подписи предотвратит спорные ситуации во время проверок.
• Правом второй подписи владеет либо бухгалтер самой компании, либо специалист централизованной бухгалтерии.

Ответственность за организацию и ведение финансового учета возлагается на руководящее лицо казенного учреждения.

С такой точки зрения, централизованная бухгалтерия оказывается в подчиненном положении. На практике же организация нередко представляет себя в виде контролирующей службы.

Как функционирует централизованная бухгалтерия

Централизованная бухгалтерия представляет собой организацию, сформированную для ведения финансового учета отдельных казенных учреждений или филиалов.

На данный момент такие услуги не предоставляются частными компаниями. Однако ожидается, что они смогут занять свое место в этой сфере и составить конкуренцию МКУ.

Такое положение положительно повлияет на качество предоставляемых услуг.

Практикуются следующие методы ведения финансового учета.

1. Аутсорсинг – передача полномочий по ведению бухгалтерии и исчислению налогов компании, предоставляющей бухгалтерские услуги.
2. Инсорсинг – передача бухгалтерского учета и решения налоговых вопросов отделу, созданному органами местного самоуправления.
3. Передача полномочий по бухгалтерскому и налоговому учету юридическому лицу, созданному органами местного самоуправления и выполняющему функцию централизованной бухгалтерии.

Отделы, специализирующиеся на ведении бухгалтерского учета, могут существовать либо как самостоятельное муниципальное учреждение, либо как подразделение региональных органов власти.

Представители местного самоуправления определяют целесообразность создания централизованной бухгалтерии. В последнее время, со введением электронного документооборота, очень выгодно создавать централизованную бухгалтерию.

Важно: функционирование централизованной бухгалтерии регламентируется нормативно-правовым актом, подписанным руководителем местного органа власти, и уставом МКУ.

Какие операции осуществляет учреждение

Централизованная бухгалтерия может быть наделена перечнем функций. Этот перечень зависит от решения, принятого региональными органами самоуправления.

1. Учет финансовых операций. В таком случае в казенных учреждениях не планируется наличие бухгалтерской службы. К заполнению первичных документов, показывающих финансовые операции, привлекаются материально ответственные сотрудники. Все расчеты проводятся через кассу централизованной бухгалтерии. С некоторыми работниками последней заключают договор о материальной ответственности. Эти лица впоследствии передают заработную плату сотрудникам организации. Руководитель учреждения предоставляет бухгалтерии данные о доходах и расходах. На основании этих сведений составляются проекты смет.
2. Проведение части расчетов. Сюда включается оплата налогов, перечисление взносов во внебюджетные фонды, финансовые операции с поставщиками. Если работа поставлена таким образом, муниципальное учреждение назначает бухгалтера, который будет обрабатывать первичные документы и бумаги, выступающие основанием для расчетов. Централизованная бухгалтерия после получения документов проверяет порядок составления, адекватность представленных расценок и соблюдение законодательных норм. Даже если в казенном учреждении есть собственная касса, все полученные средства после рабочего дня передаются организацию, ответственную за финансовый учет. Там же формируется отчетность для налоговой службы. Выплатами взносов также занимается централизованная бухгалтерия.
3. Предоставление сводной отчетности. По распоряжению органов местного самоуправления централизованная бухгалтерия собирает сведения о финансовых операциях за год и систематизирует эту информацию. Преимущество такого метода – для управления образования и других вышестоящих органов облегчается контроль за тем, как муниципальное учреждение расходует бюджетные средства. Если у организации имеется своя бухгалтерия, работники также передают данные в централизованный отдел по своей отрасли. Далее эти сведения собираются в единый отчет по населенному пункту.
4. Ведение учета при централизованном снабжении. Этот вид обслуживания подразумевает предельные полномочия. Здесь муниципальное учреждение получает материальные средства и прочее централизованно. При этом в штате сотрудников организации планируется бухгалтерский отдел.

Важно: помимо всех этих функций, централизованная бухгалтерия может выполнять роль архива как печатных, так и электронных документов – первичных отчетностей, бланков отчетности, смет доходов и расходов казенного учреждения. Доступны консультации в сферах налогообложения и бухгалтерской отчетности. Возможно получить представительство в налоговой службе либо фондах.

Какая бухгалтерия лучше: собственная или централизованная

Передача полномочий централизованной бухгалтерии имеет свои преимущества и недостатки.

Такой способ ведения учета предпочтителен для образовательных учреждений и прочих, ведущих внебюджетную деятельность небольших масштабов. Крупным организациям стоит сформировать собственный бухгалтерский отдел.

Среди положительных сторон передачи полномочий централизованной бухгалтерии можно перечислить следующее:

• экономия средств на содержание бухгалтерской службы;
• не нужно собирать и обучать сотрудников, которые будут вести финансовый учет;
• в случае выявления нарушений в процессе проверок налоговой службой, ответственность наряду с руководством и бухгалтерией несет и местное самоуправление.

Однако такое решение ведения бухгалтерского учета нельзя назвать идеальным.

1. У руководителя меньше возможностей распоряжаться финансами ввиду ограничений, которые накладывает централизованная бухгалтерия.
2. Решение финансовых вопросов для образовательных учреждений и других требует согласования с этой организацией.
3. Предложения по оснащению предприятия должны быть подтверждены бухгалтерией. В противном случае осуществить их будет невозможно.

Какой юридический статус имеют такие организации

Сейчас большинство централизованных бухгалтерий представляют собой муниципальное учреждение. Они оформляются как юридическое лицо, считаются самостоятельной организацией.

Второй возможный вариант – отделы местных управленческих структур. Однако такая форма теперь встречается реже.

Важно: решение о том, в какой форме будет функционировать централизованная бухгалтерия, принимается местными властями.

В случаях, когда бухгалтерия является юридическим лицом, у нее имеется круглая печать, штампы, счета в финансовых организациях. Составляется смета расходов.

Муниципальное учреждение как юридическое лицо владеет обособленным имуществом.

Что происходит в случае расторжения договора

Если договор с централизованной бухгалтерией был расторгнут, муниципальное учреждение может взять собственного бухгалтера.

Такой вариант приемлем только в случае, если это не противоречит уставу организации. По законодательным определениям (Федеральный закон № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.) за порядок ведения бухгалтерского учета ответственно руководящее лицо.

У руководителя есть несколько возможностей организовать финансовую отчетность:

• привлечь к сотрудничеству централизованную бухгалтерию;
• в штатном расписании оформить должность бухгалтера;
• сформировать соответствующее подразделение и назначить ответственным за него главного бухгалтера;
• вести учет самостоятельно.

Если договор по каким-либо причинам был расторгнут, руководитель может воспользоваться любым из вышеперечисленных вариантов.

Как проводится формирование бухгалтерской службы? На первом этапе нужно найти минимум двух сотрудников, одного на должность главного бухгалтера, а второго – на должность кассира. Затем необходимо электронное оснащение.

Потребуется согласование нововведения с вышестоящей инстанцией. В частности, это лицо, ответственное за распределение бюджетных средств для образовательных учреждений и других организаций.

Разрешение необходимо ввиду того, что формирование нового отдела повлечет за собой дополнительные расходы на его содержание.

Как повысить эффективность работы централизованной бухгалтерии

Для эффективной работы бухгалтерии, в ведении которой находится несколько казенных учреждений, требуется соответствующее программное обеспечение.

Нужно обрабатывать много данных в короткие сроки, вести учет по ряду значений и держать доступной историю операций.

Также от программы для управления образования и прочих образовательных учреждений ожидается отсутствие ошибок.

Вот перечень главных запросов:

• наличие подсказок, ускоряющих ввод данных;
• напоминания о порядке введения данных;
• наличие отдельного профиля руководителя, чтобы сделать удобным контроль за работой бухгалтерской службы;
• механизм проверки введенных сведений.

Автоматизация учета делает весь процесс прозрачным. Это сводит к минимуму допущение ошибок и в последующем проблемы с контролирующими органами.

Централизация бухгалтерского учета позволяет снизить затраты предприятия на ведение финансовой отчетности.

Исключается необходимость поиска новых сотрудников и формирование бухгалтерского отдела. Экономятся финансы казенного учреждения. На выполнение бухгалтерских услуг заключается соответствующий договор.

Хотя сейчас частные фирмы не предоставляют таких услуг, в дальнейшем ожидается их работа в бухгалтерской сфере.

Автоматизация процесса позволяет сделать его прозрачным и минимизировать неточности. Взвесив плюсы и минусы, руководство принимает решение о том, как вести бухгалтерский учет: формировать собственный отдел или вести учет централизованно.

Инновационная централизованная бухгалтерия — инструмент оптимизации расходов

Инновационная централизованная бухгалтерия - инструмент оптимизации расходов

Централизованная бухгалтерия учреждений: Подробный обзор процесса