Товарная накладная: Образец правильного заполнения в 2018 году и важные особенности оформления
Начинающим предпринимателям важно знать, как нужно заполнять образец товарной накладной.
Главным предназначением данного документа является учет продукции на складе, дополнительно его тщательно проверяют налоговые службы.
Выявление каких-либо ошибок может быть чревато штрафными санкциями или вычетами НДС.
Содержание этой статьи:
Ниже в статье разберем, что такое товарная накладная образца 2018 года и как его правильно заполнять.
Что представляет собой ТН?
Товарная накладная – это одна из нескольких бумаг, входящая в пакет документации, который необходимо предоставлять в случае продажи товаров для предпринимателей, юридических лиц или бюджетных организаций.
Дополнительно данный документ является первичным инструментом учета ценностей как у реализующего их лица, так и у клиента.
Изготавливается образец товарной накладной в нескольких экземплярах.
Первый бланк остается у фирмы или предприятия, сдавшей товар и выступает в роли основания позволяющего подтвердить факт списания ценностей.
Второй — выдается клиенту и является основанием для освоения товара.
Важно: Вдобавок товарная накладная регламентированного образца может передаваться в налоговую службу.
Форма строгой отчетности
Согласно действующим на территории РФ законам, а именно № 402 все факты деятельности предприятий или лиц, зарегистрированных как ИП должны оформляться и подтверждаться первичными документами учета, обязанность по ведению таких бумаг возлагается на должностное лицо, которое занимается ведением бухгалтерской учености.
Согласно ФЗ, ст.9 п.4 «О бухгалтерском учете» образец товарной накладной должен обязательно выписываться при каждой отгрузке товаров бюджетным учреждениям, юридическим лицам и предпринимателям, независимо от того заключен постоянный договор покупки или одноразовый, что обуславливает его важность для повседневной деятельности.
Простому физическому лицо такой документ не требуется.
В постановлении Госкомстата № 132 содержится перечень и готовые образцы унифицированных бланков товарных и транспортных операций.
Также товарная накладная образца ТОРГ-12 предусматривает разработку печатной формы компанией или частным предпринимателем по собственному усмотрению.
Большинство субъектов хозяйствования используют в своей деятельности именно готовые варианты документов.
Это объясняется тем, что товарная накладная образец заполнения 2018 позволяет практически полностью избежать ошибок и обезопасить себя от лишних вопросов во время налогового контроля.
Электронные документы
Товарная накладная бланк 2018, образец подачи и заполнения в электронном формате ничем не отличается от особенностей составления аналога.
Главной особенностью является то, что электронная форма подразумевает подготовку одного экземпляра, но состоящего из двух документов.
Один документ оформляет продавец, а второй после пересылки, покупатель.
Для удостоверения накладной используется электронная подпись (ЭП). Причем образец товарной накладной без НДС подписывается однократно каждой из сторон.
Особенности учета и хранения
В законодательстве, кроме требований к тому как заполнить товарную накладную и образца, больше не приведено никаких правил учета и хранения таких документов.
Это означает, что организация сама решать в каких формах будет производиться эти операции.
На практике, часто применяется следующая форма учета: на складе формируется товарный отчет, к которому в порядке хронологии прикладывается товарная накладная образца, установленного Госкомстатом.
Данные, которые обязательно должны быть вписаны в товарную накладную, образца – ТОРГ 12
Действующим законодательством предусмотрен перечень реквизитов, которые должны быть обязательно вписаны в образец товарной накладной.
Если же содержимое формы будет неполным или неверно заполненным, то документ может считаться недействительным.
Соответственно товарную накладную образца ТОРГ-12 будет недопустимо использовать для бухгалтерского учета.
Итак, образец заполнения товарной накладной подразумевает обязательно содержание следующей информации:
- Наименование первичной документации.
- Дата формирования накладной.
- Наименование компании или предприятия, составившего образец товарной накладной.
- Основания для отгрузки материальных ценностей.
- Перечень отпускаемых позиций (делается в виде таблицы с расчетом НДС по формулам и без).
- Инициалы, должность и подпись лица, которое разрешило выполнение отгрузки товара со склада.
- Инициалы лица, которое приняло товар.
- Подписи или печати, а также фамилии имена и отчества лиц, передающих и принимающих товар.
Также помимо перечня обязательных реквизитов образец заполнения товарной накладной может содержать и любую другую информацию.
Согласно действующему законодательству, это не является нарушением.
Как заполнить товарную накладную, образец
При изготовлении первичного документа учета, нужно обязательно соблюдать правила заполнения.
Вдобавок, образец заполнения товарной накладной должен состоять из двух экземпляров.
Верхняя часть накладной (шапка):
- В самом верхнем поле образца заполнения товарной накладной вписываются реквизиты о компании или предприятии, которое занимается продажей материальных ценностей.
- Графа «Структурное подразделение» заполняется данными в том случае, если продукция передается из особого подразделения или склада компании-поставщика.
- Поле «Грузоотправитель» заполняется данными компании–грузоотправителя. В реальных условиях, данная графа, как правило, совпадает со столбцом «Поставщик». Также могут указываться данные другой фирмы, которая выступает грузоотправителям (например, транспортное предприятие).
- В столбец «Грузополучатель» вписываются реквизиты компании или бюджетной организации, которая получает продукцию. На практике в товарной накладной образец заполнения 2018 года поле «Грузополучатель» может совпадать со столбцом «Плательщик» или содержать сведения о другой компании, являющейся получателем товара.
- В столбце «Поставщик» содержатся реквизиты компании-поставщика, то есть в этой колонке размещаются данные компании, которая продает товар.
- Столбец «Плательщик» заполняется реквизитами о компании, получающей товар.
- В поле «Основание» указывается информация на основании, которой происходит отпуск товара.
- Боковые столбцы напротив полей должны быть заполнены кодами ОКПО.
- В нижней части столбца указывается номер и наименование накладной, дата, сумма и тип платежа.
Важно! Поля «Грузополучатель», «Плательщик», «Грузоотправитель», «Поставщик» быть заполнены не только наименованием компании-получателя и компании-отправителя, но и фактическим адресом нахождения фирм, а также фактическими номерами телефонов, факсами и банковскими реквизитами.
Таблица в образце товарной накладной
Средняя часть документа первичного учета выполняется в виде таблицы и заполняется согласно наименованию столбцов.
Схема заполнения их предельно понятно, важно четко проверять правильность данных при внесении в графы.
Нижняя часть образца товарной накладной содержит итоговые данные документа. Полностью заполненный бланк проверяется сторонами и отправляется на подпись.
При выявлении несоответствий документ уничтожается, а уполномоченным лицом формируется новый бланк с внесением всех данных.
Правила подписания документа
Внимательно рассматривая образец заполнения товарной накладной, стоит отметить, что она должна быть подписана руководителем или бухгалтеров, а также иными лицами, наделенными соответствующими полномочиями.
Каждое предприятие в индивидуальном порядке согласовывает перечень лиц имеющим право подписи и знающих как заполнить товарную накладную образец, которой можно найти в постановлении Госкомстата.
Передача права осуществляется путем оформления доверенности или приказа.
Образец товарной накладной без НДС, составленной по форме ТОРГ-12, может удостоверяться 5 различными подписями:
- Три подписи от продающей стороны.
Расписываются с этой стороны: руководить предприятия, бухгалтер, лицо, ответственное за отгрузку. Однако, в некоторых учреждениях на документах ставится исключительно подпись оператора. Такой способ работы закрепляется на локальном уровне.
- Две со стороны покупателя.
Говоря о том, как заполнить товарную накладную образец предлагает размещение подписи с этой стороны в графе «Груз получил грузополучатель». Как и в случае с отгрузкой допускается наличие росчерка руководителя.
Важно: Товарная накладная бланк 2018 образец отражает также то, что еще одна подпись ставится со стороны покупателя в графе «Груз принял».
Стоит акцентировать внимание на том, что если товарная накладная образец заполнения 2018 года носит усредненный характер, то в строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» допускается проставление подписи одного и того же лица.
В таком случае заполняется только последняя графа, что можно увидеть на образце товарной накладной бланк 2017 года.
Возможно ли объединение счета-фактуры и товарной накладной?
Согласно действующему законодательству могут быть объединены счет-фактура и товарная накладная, образец такого симбиоза можно представить в двух формах:
- Универсальный передаточный документ (УПД).
- Самостоятельно разработанный бланк.
Как правило, при составлении новой бумаги, во внимание берется не образец заполнения товарной накладной, а форма счета, которая в согласно статьи 9 ФЗ № 402, а также Правил заполнения счета-фактуры дополняется следующими сведениями:
- Детальным обозначением отпуска товаров или грузов.
- Данными лица, осуществившего отгрузку товаров.
- Детальным описанием приемки товаров или грузов.
- Должностью, подписью и ФИО лица, осуществившего прием товаров.
Важно: Не допускается исключение каких-либо реквизитов. При исключении отдельных категорий данных документ будет считаться недействительным.
Как используется объединенный документ?
При использовании объединенного документа продавцу стоит учитывать, что дополненный УПД составляется в момент отгрузки.
Это имеет принципиальное значение, ведь по иным документам допускается оформление по истечении 5 дней.
Важно: УПД с целью расчета и заполнения декларации НДС, налога на прибыль или бухгалтерского учета будет считаться бумагой, подтверждающей факт отгрузки товаров.
Резюмируя этот пункт нужно сказать, что образец товарной накладной, соединенной со счетом фактурой, довольно часто используется предпринимателями в хозяйственной деятельности.
Что такое товарно-транспортная накладная?
Товарно-транспортная накладная – документ, установленного образца применяющийся при транспортировке товаров.
Он служит в качестве учетного инструмента для отслеживания движения товарно-материальных ценностей при их транспортировке.
Это один из самых распространенных видов документации, который часто оформляется компаниями, сотрудничающими с фирмами-перевозчиками для транспортировки товаров.
Как правило, образец заполнения товарно-транспортной накладной предоставляется отправителем груза, но в отдельных случаях допускается его оформление перевозчиком.
В инструкции № 228/253 предусматривалось, что документ относиться к бланку строгой отчетности.
Это означает, что к его выдаче, учету и хранению выдвигаются определенные требования, зафиксированные на законодательном уровне.
Бланки хранились в специально отведенных местах, регистрировались в книгах учета, за их хранение отвечали уполномоченные лица, которые и проводили их инвентаризацию и проверку. Однако, госкомпредпринимательства приостановила действие этого положения.
По решению статус ТТН был сменен с бланка строгой отчетности, что дало возможность предприятиям самостоятельно печатать его.
В то же время определенные требования к бланку установлены в № 488/346, где дополнительно обозначается что она выступает в роли обязательного документа необходимого для осуществления перевозок.
Стоит отметить, что предварительно между компанией-перевозчиком предприятием или физическим лицом заключается договор оказания услуг.
Товарно-транспортная накладная образец заполнения которой, приведенный на сайте, составляется отдельно для каждой партии груза и авто.
Где найти образец ТТН?
Образец заполнения товарно-транспортной накладной и формы ее составления можно найти в постановлении Госкомстата № 78.
Причем документ должен иметь кодификацию Т-1. Однако если предприятие активно использует программы по ведению бухгалтерского учета, к примеру, 1С, то международная товарно-транспортная накладная, а именно ее образец может быть в ней интегрирован и заполнен полуавтоматически.
Для того чтобы такой образец заполнения товарно-транспортной накладной использовался автоматически на компьютере должна быть специальная заготовка формы 1-Т ТТН.
Шаблон которой можно скачать здесь.
Сведения, содержащиеся в ТТН
Для выписки накладных такого типа применяются унифицированные формы, а именно 1-Т.
Однако, стоит учитывать, что для некоторых видов перевозок используются специальные отраслевые бланки.
Образец заполнения товарно-транспортной накладной подразумевает внесение следующих сведений:
- Данных об отправителе, получателе.
- Название груза.
- Перечь прилагаемой к нему документации.
- Стоимость услуг перевозчика.
- Дата оформления документа и подписи сторон.
- Иные отметки участников договора.
С 2011 года товарно-транспортная накладная образец заполнения предусматривается на бланке нового типа.
Его отличие от старого заключается в исключении двух полей, касающихся описания и оприходования транспортируемого груза.
Нюансы заполнения ТТН
Взяв за основу правильный образец заполнения товарно-транспортной накладной нужно дублировать ее в четырех экземплярах.
Первый используется для списания ТМЦ и остается на руках у отправителя, второй – четвертый заверяются необходимыми подписями и отдаются водителю.
После доставки правильно оформленная товарно-транспортная накладная (образец заполнения, которой можно найти ниже) заверенная всеми необходимыми печатями и подписями, передается грузополучателю для приема товаров.
Еще два экземпляра документа предаются организации, владеющей транспортом.
Компания перевозчик, в свою очередь, образец заполненной товарно-транспортной накладной прилагает к счету за транспортировку и высылает отправителю, а еще один бланк использует в качестве приложения к путевому листу для учета времени работы и начисления средней зарплаты водителю.
Правила заполнения
Правильной считается та товарно-транспортная накладная образец заполнения которой содержит все необходимые реквизиты, а также заверяется подписью, печатью или штампом.
Отсутствие этих обозначений на бланке приводит к тому, что он признается недействительным.
При транспортировке однородных грузов допускается оформить всего один образец заполнения товарно-транспортной накладной на весь объем, подлежащий транспортировке за смену.
При необходимости совершения промежуточных поездок накладные выдаются грузоотправителем водителю по отдельности.
Дополнительно оформляются маршрутные талоны, в которые вноситься информация касаемо:
- Количества груза.
- Времени работы авто.
- Простоя при поездке.
- Другие показатели.
Все эти данные используются при заполнении уполномоченными лицами ТТН.
Международная ТТН
Международная товарно-транспортная накладная – образец документа, доказывающего факт заключения договора о перевозке грузов автотранспортом.
Правильной считается международная товарно-транспортная накладная образец, которой содержит следующие данные:
- Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя.
- Род упаковочного материала.
- Классификационный код товара.
- Вес брутто.
- Указания от отправителя.
- Условия оплаты товара.
- Данные перевозчика.
Особые согласования при подготовке документа связанны с условиями перевозки. Эти данные нашли свое отражение в пункте 20 CMR.
По желанию отправителя могут указываться такие параметры как тип авто, температурные условия транспортировки в рефрижераторах, что характерно для скоропортящихся грузов.
Дополнительно согласовывается и дата доставки груза, а также последствия неисполнения договора.
Включение такого пункта обусловлено тем, что в случае просрочки доставки на основании документа заявитель может доказать факт нанесения ему ущерба, а также потребовать компанию перевозчика возместить их.
При этом стоит учитывать, что при указании размера возмещения размер ущерба не может превышать стоимости услуг компании.
Отдельно оговариваются и требования касаемо ограничений скоростного режиме во время транспортов особых видов грузов. К ним относятся: негабаритные, тяжеловесные, взрывоопасные.
В обязательном порядке образец международной товарно-транспортной накладной (CMR) для стран СНГ должен содержать данные касаемо состояния груза и его упаковки, эта информация вносится в отельном пункте.
Лучше всего перед заполнением внимательно изучить международную товарно-транспортную накладную, образец которой представлен ниже.
Накладная – важный документ, который позволяет отследить движение товарно-материальных ценностей и отразить их прибытие или отгрузку в балансовом учете предприятия.
Именно поэтому к оформлению такой бумаги нужно относиться крайней внимательно и внимательно изучить образцы документов различных типов для того, чтобы избежать финансовых проблем и вопросов со стороны налоговых органов.
Товарная накладная ТОРГ 12
Товарная накладная ТОРГ 12
Товарная накладная: Образец правильного заполнения в 2018 году и важные особенности оформления
