ЭДО (электронный документооборот) позволяет полностью систематизировать работу с документами на всех этапах и предельно снизить количество печатных эквивалентов.
Такая стратегия помогает сэкономить время и средства на расходных материалах и услугах курьера.
Содержание этой статьи:
Чтобы автоматизировать работу с документами и выполнять все операции без распечатки файлов, используется ЭДО – электронный документооборот.
Такое программное обеспечение обладает полным функционалом – от создания страницы до ее перемещения в архив.
Для коммерческих структур не предусмотрены законодательные требования к организации системы электронного документооборота.
Однако для исполнительной власти разработан определенный регламент.
Что собой представляет ЭДО
Электронный документооборот представляет собой организацию работы с электронными документами и включает в себя все операции, в том числе создание, использование и архивирование.
Чтобы работать с файлами в электронном виде и обеспечить обмен с другими сотрудниками, устанавливается специальное программное обеспечение, которое называют системой электронного документооборота.
Применение систем электронного документооборота регулируется нижеуказанными законодательными актами:
- закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 г., регламентирующий внедрение информационных технологий и сохранение информации;
- закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 г., подтверждающий право использования цифровой подписи;
- закон № 152-ФЗ от 27.07.2006, регулирующий обработку персональных данных.
Процесс электронного документооборота базируется на двух основных технологиях:
- Docflow – обеспечивает перемещение файлов от одного структурного подразделения к другому.
- Workflow – регламентирует порядок действий при принятии электронного документа и определяет права доступа к данным.
Для любой отрасли характерны свои особенности работы. Поэтому и системы электронного документооборота имеют несколько разновидностей, адаптированных для конкретной сферы деятельности.
Возможности электронного документооборота
Имеет ли смысл менять привычный алгоритм работы и внедрять системы электронного документооборота?
На самом деле автоматизация поможет повысить уровень проведения деловых операций или достигнуть новых статистических показателей.
Далее перечислены основные возможности системы.
- Упорядочение работы с документами.
- Проведение автоматической классификации файлов по заданным характеристикам.
- Оформление бумаг по утвержденным формам.
- Рассылка файлов.
- Облегчение поиска нужного документа.
- Просмотр готовых документов.
- Обмен файлами и информацией в более короткие сроки.
- Коллективный доступ к документам.
- Удобство подготовки отчетности по конкретным подразделениям.
- Операции с перечнем индивидуальных поручений.
- Наличие централизованного хранилища для сохранения файлов.
Это основные возможности системы, которые не ограничены представленным выше перечнем.
Дополнительно можно настраивать интерфейс, оповещение на мобильный телефон, подключать почтовые сервисы.
Важно: к системе электронного документооборота возможен доступ как с компьютера в офисе, так и с мобильного устройства.
Преимущества электронного сервиса
С помощью систем электронного документооборота, можно оптимизировать ведение деловых операций.
Работая с этим программным обеспечением, можно ускорить качество и скорость обмена документами с контрагентами, государственными и контролирующими органами.
Не понадобится дополнительно тратить средства на расходные материалы и оплату услуг курьера.
Преимущества системы перечислены далее.
- Повышение производительности труда работодателя и работников. Происходит ввиду того, что требуется меньше времени на проведение операций с бумагами.
- Удобство контролирования бизнес-процессов.
- Повышение дисциплины на предприятии. Напрямую связано с предыдущим фактором. Так как все процессы можно проконтролировать, у работников появляется стимул добросовестно выполнять их.
- Становление культуры коллектива. Ввиду того, что к документам открыт коллективный доступ, улучшается взаимодействие работников и возрастает их ответственность за исполнение своих обязанностей.
- Повышение конкурентоспособности. С применением электронного документооборота, ускоряется рабочий процесс и обслуживание клиентов.
- Снижение количества ошибок. В результате запуска этого программного обеспечения, потеря документа или неточности в заполнении сводятся к минимуму или полностью исключаются.
- Автоматизация отчетности. Этот параметр может быть настроен как для всей организации, так и для отдельных подразделений.
- Удобство поиска. Можно выбрать нужный параметр для поиска документа.
- Безопасность при работе с документами. Электронный документооборот подразумевает использование современных средств защиты, которые исключают утечку информации.
Применение систем электронного документооборота целесообразно с экономической точки зрения.
Определенные преимущества существуют как для работников, так и для руководства.
Сотрудникам система предоставляет виртуальный рабочий стол, где есть масса удобных инструментов для создания документов и работы с ними.
С точки зрения работодателя, упрощается контроль проводимых операций и механизм принятия управленческих решений.
Важно: внедрение ЭДО не заменяет полностью бумажные носители, в некоторых случаях приходится сканировать ранее распечатанные документы.
Каким образом происходит внедрение ЭДО: инструкция
Внедрение электронного документооборота происходит по аналогии с другими информационными системами. Далее инструкция изложена поэтапно.
- Выбор подходящей системы электронного документооборота.
- Приобретение программного обеспечения.
- Подготовка проекта, назначение руководителя и рабочей группы.
- Разработка решений по применению системы с учетом специфики работы предприятия.
- Настройка системы.
- Обучение персонала навыкам работы с электронным документооборотом.
- Опытный запуск.
Инструкция допускает два варианта: внедрение системы собственными силами сотрудников и привлечение сторонней специализированной компании.
В первом случае экономятся средства. Однако со стороны работников потребуется немало усилий, чтобы освоить работу системы, и сроки, скорее всего, будут превышены.
В случае привлечения организации, специализирующейся на внедрении информационных систем, понадобится выделять средства на оплату их услуг.
Но в итоге система будет настроена профессионально и в установленный срок.
Успешное освоение системы складывается из трех этапов:
- непосредственного участия руководства в ходе работ по настройке системы;
- целенаправленное обучение некоторых работников использованию новых сервисов;
- информационное обеспечение для всех сотрудников;
- наличие готовой инструкции.
Если процесс внедрения проводится с учетом выше представленных рекомендаций, намного больше вероятности, что он будет успешным.
Пример самой крупной государственной СЭД
В 2011 году состоялось внедрение системы электронного документооборота Правительства Москвы.
По данным 2014 года, к системе уже было подсоединено 46 тысяч пользователей из подведомственных организаций и самого Правительства. В мае 2016 это число уже составило 66 тысяч.
Помимо органов исполнительной власти, среди пользователей поликлиники, школы и прочие государственные учреждения.
Благодаря системе электронного документооборота правительства Москвы достигаются следующие цели:
- упрощается работа по принятию и обработке обращений граждан;
- ускоряется обмен информацией между государственными структурами;
- за счет возможности использовать мобильную версию, доступ к документам открыт и за пределами офисного здания.
Важно: ввиду отказа от бумажного варианта документов, за год в городе экономится порядка 100 миллионов рублей.
Последние новости о СЭД Правительства Москвы
По состоянию на 2016 год система электронного документооборота Правительства Москвы включает около 100 миллионов документов, которые занимают объем 110 Тб.
Информационную базу было решено перевести на систему Postgre SQL.
Процесс перехода на новую технологическую платформу подразумевает, что на протяжении переходного периода обе системы будут функционировать параллельно.
Как показывают факты, в данном случае потребуется перевести колоссальный объем информации.
Число пользователей также внушительное – 66 тысяч.
Поэтому по оценкам представителя компании-исполнителя, здесь период параллельной работы будет довольно длительным.
Виды электронного документооборота: что нового для ИП
По закону, каждый индивидуальный предприниматель обязуется вести документооборот.
Он считается ответственным за этот процесс. Если в первичных бланках или налоговой отчетности будут обнаружены недостоверные сведения, он может понести ответственность.
Предназначение электронного документооборота – формирование единой системы бумаг и минимизация временных затрат на работу с ними.
Предприниматели, работающие на УСН и ЕНВД, по закону не обязаны вести бухгалтерский учет, в том числе делать отчеты о движении денежных средств.
В их случае электронный документооборот используется следующим образом.
- Для ИП на УСН сервис позволит формировать первичные документы по всем хозяйственным операциям, предпринимателям обязательно вести налоговый и кадровый учет.
- Для ИП на ЕНВД также важны документы по хозяйственным операциям. Эти сведения принимаются во внимание при начислении налогового взноса.
Системы электронного документооборота помогут предпринимателю сэкономить время на предоставлении отчетности в печатном виде, повысить уровень безопасности при передаче данных, а также свести на нет вероятность ошибок.
Особенности документооборота ООО
Чтобы деятельность организации была хорошо организована, важна четкая схема документооборота.
Его положения должны быть прописаны в нормативных документах ООО (например, в соответствующей инструкции).
Для организации документооборот состоит из следующих стадий:
- получение первичных документов и их обработка;
- сортировка бумаг,
- регистрация сообщений;
- контроль исполнения поручений;
- информационно-справочные задания;
- создание дела.
Для ООО, работающих на УСН и ЕНВД, предпочтительно вести полный документооборот.
Хотя организации на УСН владеют небольшой прибылью и не обязаны вести бухгалтерский учет, по закону №129-ФЗ, факт проведения хозяйственной операции им нужно подтверждать документально.
Для вычисления налоговой базы также нужна оценка первичных бумаг. Чтобы избежать придирок со стороны контролирующих служб, стоит вести полный документооборот.
Касательно ЕНВД, здесь ООО требуется вести полный бухгалтерский учет.
Правило затрагивает и организации, совмещающие УСН и ЕНВД.
В случае проверки, бухгалтерская отчетность и учредительные документы предъявляются сотрудникам налоговой службы.
Как обеспечивается достоверность электронного документа
Когда речь идет о напечатанном бланке, определить его достоверность можно по подписи ответственного лица и печати организации.
Для электронного файла предназначена электронная подпись. Она представляет собой уникальную комбинацию символов, которая защищает документ от подделки.
По этим символам можно определить обладателя подписи и удостовериться, что в текст после подписания не было внесено изменений.
Электронная подпись функционирует следующим образом.
- В уполномоченном центре (в качестве которого может выступать как структурное подразделение, так и сторонняя организация) с использованием специальных программ создаются «сертификаты ключей» для всех сотрудников. Предусмотрен закрытый ключ (комбинация видна только владельцу) и открытый (комбинация видна всем и позволяет идентифицировать работника).
- При оформлении документа, пользователю нужно будет выбрать опцию «Подписать документ». После завершения процедуры внести в содержание изменения будет невозможно.
- При ознакомлении можно использовать опцию «Узнать о подписях».
Важно: законность электронных документов принимается при судебных разбирательствах и со стороны третьих лиц.
Почему стоит воспользоваться СЭД
Рассматривая вопрос о целесообразности применения системы электронного документооборота, стоит принять во внимание ее преимущества в повседневных деловых операциях.
Ее основное достоинство – уменьшение количества распечатанных документов и систематизация электронных файлов.
Благодаря этому, быстро обратиться к нужной странице не составит труда.
Применение системы электронного документооборота упрощает контроль выполнения поставленных задач.
Руководителю сразу доступна информация о том, какие задачи завершены, какие на стадии решения, а какие просрочены.
Системы электронного документооборота – эффективные помощники в работе с документами.
Они позволяют систематизировать файлы и обеспечивают легкий доступ к ним.
Представлен полный функционал для работы – начиная от создания файлов и заканчивая их архивированием.
Внедрение системы проводится в несколько этапов. Большую роль в этом процессе играет обучение персонала.
Чтобы упростить и ускорить переход, стоит обратиться в специализированную компанию.
Система электронного документооборота
Система электронного документооборота
ЭДО (электронный документооборот): Подробный обзор системы для работы с документами
