С каждым годом всё более жёсткими становятся требования относительно достоверности бухгалтерской отчётности, точности этого документа, в том числе, к такому явлению, как списание дебиторской задолженности с истёкшим сроком давности.
Заметны первые изменения в сфере отражения доходной части по текущим периодам.
В этом случае обязательна работа с оценочными резервами и обязательствами. Тщательно анализировать надо весь отчёт со всеми показателями, которые в него входят. Среди параметров с важным значением – задолженность кредиторов и дебиторов.
Содержание этой статьи:
Общие правила контроля
На руководство предприятия и сотрудников бухгалтерии возлагаются обязанности по:
- Своевременному списанию безнадёжной бухгалтерской задолженности в счёте.
- Работе с задолженностью в отчётности для налоговых служб, когда возникает необходимость.
- Ведению активной работы с дебиторской задолженностью.
- Осуществлению контроля за тем, как соблюдаются сроки погашения.
- Полному контролю кредиторских и дебиторских задолженностей.
Учёт расходов на предприятии имеет множество нюансов, с которыми связаны многие финансовые вопросы. Свой набор требований к документам предъявляют как Налоговое, так и Гражданское Законодательство.
Учитываются обязательно пожелания налоговых органов и Министерства финансов, арбитражная практика, положения по общему ведению бухгалтерской отчётности.
О задолженности, подлежащей списанию
Нужно иметь основания для списания задолженности, иначе это становится невозможным, вне зависимости от того, о какой задолженности идёт речь.
Налоговый Кодекс в 2016 году допускает применение следующих оснований для списания задолженности:
- Если истекает срок исковой давности, кредиторская задолженность включается в состав доходов внереализационного типа. Исключением из правил становятся суммы долга перед внебюджетными фондами или бюджетом, которые списываются согласно текущему законодательству. Здесь можно опираться на НК РФ, статью 250. Подробно процесс описывается в 18-ом пункте.
- При признании статуса безнадёжного долга, задолженность причисляют также к внереализационным доходам. В эту группу относятся все долги, по которым срок исковой давности истёк полностью. Или ситуации, когда обязательство прекращается на законодательном уровне в связи с невозможностью его исполнения. В этом случае государственные органы выпускают отдельный акт с соответствующими предписаниями.
Есть и другие важные правила, перечисленные в Положении по ведению бухгалтерского учёта и отчётности. Он утверждён приказом N 34 от 98 года.
Основаниями для списания по каждому обязательству дебиторской задолженности, у которой срок исковой давности истёк, считаются письменные приказы руководителя, акты после проведения инвентаризаций.
Это касается и других долгов, уплата которых перестала быть реальной. Суммы допустимо отнести к резервным фондам из сомнительных долгов. Либо к увеличению расходов, финансовым результатам деятельности.
Важно: к аннулированию задолженности не относится ситуация, когда долг списывается в убыток из-за того, что должник сам не может заплатить. За балансом такие задолженности отражаются на протяжении пяти лет. Это необходимо, чтобы всё-таки взыскать образовавшуюся сумму, если у должника вдруг изменится ситуация.
По депонентской и кредиторской задолженности действуют те же правила, о которых говорилось выше.
Списание дебиторской и кредиторской задолженности имеет несколько оснований:
- Взыскание стало нереальным. Это важно отразить в бухгалтерском учёте.
- Организация была ликвидирована, либо обанкротилась, и обязательство невозможно исполнить по другим причинам.
- Истёк срок исковой давности.
Именно последний критерий чаще всего играет самую важную роль. Он важен для защиты нарушенных прав у одного из участников отношений.
Три года – общий срок исковой давности, который установлен в Гражданском Кодексе, в 196 статье. Этот срок начинает отсчитываться с того момента, когда предприятие узнаёт о своих нарушенных правах.
Например, когда покупатель не перечисляет деньги, хотя вторая сторона выполнила все обязательства по договору.
Исковая давность прерывается при предъявлении судебного иска, как говорится в том же ГК РФ, но в 203 статье. То же самое происходит, если должник совершает любые действия, говорящие о том, что он признал свой долг.
Даже если возник небольшой перерыв в сроке исковой давности, потом он может снова идти. Время, которое прошло до того, как появился перерыв, не идёт расчёт в данном случае.
Важно: сроки истекают одновременно как по основному обязательству, так и в смысле выполнения дополнительных. Сроки не меняются, даже если другими становятся лица, принимающие на себя ответственность по выполнению обязательств.
Переходим ко второму критерию
Это ситуация, когда исполнение обязательств стало невозможным.
Представители государственного органа выпускают отдельный акт, чтобы официально признать невозможность выплаты долга.
В этом случае ситуация несколько сложнее, чем, когда просто истекает срок исковой давности. До сих пор на законодательном уровне многие спорят друг с другом по поводу правомерности взыскания сумм на основании акта от исполнительных приставов.
Как быть с ликвидацией должника?
В Гражданском Кодексе есть статья 49. Её третий пункт говорит о том, что для юридических лиц правоспособность прекращается, как только вносится соответствующая запись в ЕГРЮЛ.
Только после внесения всех данных в ЕГРЮЛ считается, что процедура по ликвидации завершена.
Наконец, есть случаи, когда по оценке предприятия признаётся, что оно не способно выплатить задолженность.
Это основание существует для того, чтобы легче было вести бухгалтерскую отчётность. Иначе невозможно получить распоряжение руководителя для того, чтобы практически списывать такие долги.
Бухгалтерский и налоговый учёт. Списание дебиторских задолженностей
Допустим, проведя инвентаризацию по дебиторским задолженностям, удалось найти долги с истёкшими сроками по исковой давности. Не важно, на каких основаниях это произошло.
Есть целый ряд документов для подтверждения не только самой задолженности, но и факта истечения исковой давности:
- Требование погасить долги в письменной форме
- Акты сверок, подтверждающие факт наличия задолженности.
- Тексты накладных и актов, подтверждающих выполнение работ, оказание услуг
- Любые документы, договоры и счета для подтверждения факта оплаты.
Есть и другие бумаги, помогающие доказать, что должник не может исполнить свои обязательства:
- Выписка из ЕГРЮЛ для подтверждения факта ликвидации.
- Акт пристава о том, что судебное производство по делу закончилось.
Важно: у каждого документа есть свой срок хранения. Он исчисляется с того времени, как произошло первое списание. Если в налоговом учёте отражено появление убытков – отправным моментом считается время, когда налоговая база была уменьшена на сумму этих убытков.
Лучше документы по задолженностям и с просроченной датой исполнения хранить отдельно от другой первичной документации.
Как делать проводки в отчётности?
| Наименование случая | Значение | Толкование |
|---|---|---|
| В случае создания оценочного резерва по сомнительной задолженности | Дебет счёта 63. Кредит учёта расходной части за номерами 60, 62, 70, 71, 73, 76. | Означает списание дебиторской задолженности, по которой истёк срок исковой давности. |
| Дебет счёта 007 | Отражает дебиторские задолженности, списанные в связи с невозможностью выполнить обязательства | |
| Если оценочный резерв отсутствует, либо его суммы не хватает для погашения долга | Дебет счёта 91.2 по прочим расходам. Кредит по расходам под номером 60, 62, 70, 71, 73 или 76. | Посвящён дебиторским задолженностью, для которых возможность списания отсутствует |
| Дебет счёта 007 | Дебиторские задолженности, списанные из-за нереальности выплат |
Отдельные правила существуют для заполнения налоговой отчётности в таких ситуациях:
- Задолженность относят к внереализационной группе расходов, если отсутствует резерв по сомнительным долгам.
- Для покрытия убытков от безнадёжных долгов в общем случае используются средства резервного фонда, если он создавался. Когда создаются проводки, обозначения остаются почти такими же, как описано выше.
Кредиторская задолженность. Бухгалтерский и налоговый учёт
На руководство возлагается обязанность по организации инвентаризации на предприятии в отношении кредиторских задолженностей. Иначе их взыскание невозможно.
Инвентаризация проводится перед тем, как сотрудники приступают к составлению годовой отчётности.
Как быть с единщиками?
Интересно складываются подобные ситуации для тех, кто платит только единый налог, работает только на этом принципе.
Важно: уплата этого налога, согласно законодательству, предполагается не из списанных сумм. Налоговые органы настаивают лишь на факте проведения самой оплаты.
Это связано с учётом предусмотренных законодательством случаем, под которые вообще попадает сам факт наличия дебиторской задолженности.
Фактически предприятие должно получить деньги, и по общим правилам, такие деньги считаются прибылью. Только это внереализационные доходы.
Законодательство чётко не указывает, что налоги начисляются только на доходы, полученные фактически. Именно благодаря этому правилу сотрудники налоговой службы могут требовать уплату налогов на безнадёжную дебиторскую задолженность.
Налогоплательщики могут отказаться от налога, если у них есть чёткая причина, объяснение. Но для консультации лучше обратиться к сотрудникам налоговой службы по месту жительства.
Что насчет УСН?
Доходы от реализации важны для налогоплательщиков, работающих на УСН. Для исчисления налогов им необходимо учитывать и доходы внереализационного характера. Значит, при такой системе суммы дебиторских задолженностей учёту не подлежат.
Это связано с тем, что дебиторскую задолженность не понимают, как разновидность прибыли, в отличие от других ситуаций. Дебиторские задолженности не относятся и к графе расходов.
Считаем НДС
Для налогоплательщиков списание дебиторской задолженности – практически безболезненный этап. Суммы списываются с расходов, когда истекает срок давности, либо если вообще невозможно списать долг. Благодаря этому налоговая база на данные суммы уменьшаются.
Важно: НДС со списываемой суммы заплатить всё равно придётся, несмотря на наличие подобных возможностей. Особенно, если сам долг числился как отложенное обязательство по бюджету.
Мало кому хочется платить налог с сумм, которые были недополучены. Потому бухгалтера используют разные решения для этой проблемы.
При списании дебиторских задолженностей с истёкшим сроком давности можно не платить НДС на разных основаниях, среди них есть и совершенно законные.
Безвозмездная передача прав собственности – вот с какого действия надо уплачивать НДС, согласно тексту Гражданского Кодекса.
Некоторые представители налоговой службы хотят приписать к этой группе и списание безнадёжных кредиторских задолженностей. Но истинность подобных утверждений не сможет доказать ни один налоговик.
Ведь отсутствует сам факт добровольной передачи. Организуется только списание из-за того, что срок исковой давности прошёл.
Особенности работы с недостачами и хищениями
Дебет счёта 209 00 используется для обозначения ситуаций, если в организации произошла недостача. Надо иметь документы от судебных или следственных органов, чтобы списывать задолженности в данной ситуации.
Сумма по выявленным задолженностям списывается с баланса учреждения, если следственные органы официально уведомляют руководство о том, что судебное производство закончилось. После этого деньги принимаются в забалансовый счёт.
Резервы по сомнительным долгам. Создание и использование
Для расчётов с другими гражданами и организациями, каждое предприятие может создать подобный резерв. Об этом говорится в 70 пункте Положения по ведению бухгалтерской отчётности. Суммы резервов относятся в этой ситуации к финансовым результатам деятельности.
Это целесообразное решение для тех, у кого всё же остаётся возможность взыскать долг, даже если он был просрочен.
Величина резерва бывает разной. Она определяется индивидуально для каждого отдельного случая. Всё зависит от того, как именно оценена сама возможность полностью или частично погасить долг, от финансового состояния должника.
Резерв образуется в тот самый момент, когда задолженность признаётся сомнительной. Сначала для этого проводят инвентаризацию расчётов, а затем руководитель издаёт соответствующий приказ.
Для выполнения этой операции в отчётности используют счёт 63. А дебет счёта обозначается как 91. По дебету счёта 63 ведётся запись, если речь идёт о невостребованных долгах, которые были признаны сомнительными ещё раньше.
Дебиторская задолженность по подотчётным лицам
Часто случаются ситуации, когда сотрудника увольняют, но он не успевает полностью отчитаться за средства, полученные от руководства по командировочным расходам, хозяйственным и другим нуждам предприятия.
В такой ситуации на 71 счёте образуется сальдо дебетового типа. Ежегодно и ежемесячно эти данные переписываются снова и снова.
После увольнения такие работники обязаны заполнять так называемые обходные листы. Там все отделы предприятия и службы ставят свои отметки.
Это говорит о том, что все расчёты проведены, и какие-либо задолженности отсутствуют. После полного расчёта с сотрудниками, свою подпись в документе ставят и представители бухгалтерии.
Важно: отчёт об израсходованных суммах предоставляется не позднее, чем через три дня после того, как они получены. Либо на следующий день после возвращения из отпуска.
Но часто увольнения сотрудников происходят без окончательных расчётов в полной форме. Дебиторскую задолженность по счёту 71 неправомерно списывать, если это произошло по вине сотрудников бухгалтерии.
Именно с бухгалтеров и списывается задолженность. Она списывается на финансовый результат деятельности, когда причина произошедшего кроется в другом.
Или если не удалось вернуть всю сумму, даже после судебных заседаний. Списывать задолженности можно лишь через три года при отсутствии судебных решений. Для работника средства становятся личным доходом, а для предприятия – убытками.
Если это доход, значит, он облагается налогами по общим правилам. Тогда налоговым агентом станет предприятие и его руководство. Сотрудники бухгалтерии подают в налоговые службы справку, подтверждающую факт получения сотрудником личного дохода.
Непогашенные займы работников
Гражданский Кодекс РФ регулирует отношения, которые возникают между сторонами, заключившими договор по выдаче или получению займа. Организации и частные лица могут заключать такие договора в письменной форме, сумма при этом особой роли не играет.
73 и 73-1 – счета, предназначенные для расчётов с сотрудниками по предоставленным им займам. Предприятие должно отстаивать право на получение денег, если сотрудник увольняется, но свой долг не возвращает.
Задолженность относится к финансовым результатам, если руководство исчерпало все возможные методы воздействия, но так и не смогло вернуть долг.
Главное – не забыть подать в налоговую службу сведения о том, что данное конкретное лицо получило доход. Он состоит из двух частей:
- материальная выгода;
- невыплаченная задолженность.
Что насчет задолженностей в других валютах?
Дебиторские задолженности часто возникают на основе сделок, цену на которые установили в условных единицах, либо валютах иностранных государств.
В таком случае долг надо пересчитать в рубли, опираясь на официальный курс Центрального Банка России. После этого задолженность списывается в новой сумме.
Курсовая разница после этого относится к расходам или доходам вне реализации основного продукта.
Пересчёт задолженности, которая выражена в условных денежных единицах, не предусмотрен. Только на день, когда возник доход или расход, надо выявлять разницу в сумме.
Что делать, если документы не сохранились?
Если документы отсутствуют в основном отделении, которое занималось оформлением сделки, можно подумать о том, есть ли хоть какие-то доказательства в отделениях смежных. И из такой ситуации всегда можно найти выход.
Совет! Одно из возможных доказательств – выписка из Единого реестра юридических лиц о том, что должник из этого реестра был исключён.
Но, в любом случае, желательно сохранять первичные документы при совершении сделок. Именно они служат главным доказательством при взыскании долгов. Иначе доказать свою правоту будет очень сложно.
Что насчет сроков списания задолженности?
Бухгалтерская отчётность будет искажена, если дебиторская задолженность списывается несвоевременно. Из-за этого на административных лиц накладывают довольно серьёзные штрафы. В некоторых случаях возможно и возникновение налоговой ответственности.
Право на списывание долгов у предприятия появляется при отсутствии перерывов в сроке, даже если он ещё не прошёл до конца. Но, в любом случае, официально поступление внереализационных доходов признаётся в тот момент, когда исковая давность проходит.
Как проводить инвентаризации?
Бухгалтерия должна постоянно вести учёт по дебиторским задолженностям. Инвентаризация организуется, если хотя бы один из долгов признан просроченным.
Но не стоит забывать и о том, что инвентаризация проводится раз в год на общих основаниях. Это необходимо для того, чтобы документально подтверждать наличие хозяйственной деятельности предприятия и её результаты.
«ИНВ-22» — унифицированная форма приказа, который выпускает руководство для проведения инвентаризации. Допускается составление документа при помощи компьютерных программ.
Но это не значит, что можно халатно отнестись к самому процессу. Главное – внимательно следить за тем, как составляются первичные бумаги, даже если эту функцию выполняют специальные программы. Иначе отчётность не будет считаться полной.
При списании задолженностей следующие ошибки встречаются у сотрудников чаще всего:
- Связанные с формальным проведением процедуры
- Нарушения в методологии по бухгалтерскому учёту
- Нарушения в сроках хранения документации в архивах
- Непринятие мер, когда необходимо взыскать задолженности
- Несвоевременное отражение НДС
- Когда задолженность списывается и признаётся безнадёжной, хотя никаких оснований для этого нет
- Не соблюдаются сроки по списанию задолженностей, у которых истёк срок давности
Из-за этого аудиторы часто признают результаты проведённой инвентаризации недействительными. Неправильное оформление документов может привести и к проблемам с оспариванием своего права на получение долга.
Первичные документы. Как правильно собрать?
Следующие документы помогут подтвердить, что срок исковой давности закончился.
- Акты по сверке задолженностей.
- Платёжные документы, на которых видно, в какую дату исполнитель получил аванс.
- Документы о том, что произошла отгрузка товаров.
- Бумаги, на основании которых и проводится отгрузка.
Можно доказать своё право на списание задолженностей и в том случае, если срок исковой давности не кончился. Тогда нам понадобятся:
- Акты судебного исполнителя о том, что плательщик не может отдать долг.
- Решение суда или акт представителей ликвидационной комиссии о том, что предприятию не хватает средств для расчёта.
- Для подтверждения ликвидации нужна выписка из Единого Реестра по юридическим лицам.
- Финальное определение суда о том, что ликвидация прошла успешно, либо о том, что конкурсное производство было завершено.
О налоге на добавленную стоимость
Основанием для восстановления НДС, ранее принятого к вычету, списание дебиторской задолженности не является.
НДС списывается на внереализационные доходы, если до этого организация на правомерном основании не приняла к вычету сумму входного налога, которая также могла относиться к задолженности.
Например, это могло произойти из-за того, что отсутствует счёт-фактура.
Дополнительные советы
Для корректировки документов по дебиторским задолженностям существует два основных метода.
- Прямое списание. Безнадёжные счета относятся на счет за номером 7210. Это нужно сделать в том же периоде, когда принято решение о том, что плата не поступит. С точки зрения бухгалтерского учёта, такой метод нежелателен. Ведь из-за этого расходы и доходы не будут соответствовать друг другу.
- Метод начисления резервов.
В последнем случае возможно два решения. Это анализ счетов по срокам оплаты, а также процент от объёма реализации.
Главное – проведение анализа для каждого конкретного требования, которое признаётся сомнительным. При этом руководство каждого предприятия самостоятельно определяет сроки для проведения инвентаризации.
Но иногда ситуация никак не зависит от решения руководства. Например, при создании резервных фондов проведение инвентаризации становится обязательным каждый квартал.
Перед этим мероприятием надо составить справку о том, в каком состоянии находится дебиторская задолженность. Это своеобразный путеводитель для тех, кто входит в состав комиссии. Она служит приложением и к основной отчётности по расчётам с покупателями, любыми клиентами.
О каждом дебиторе надо указать сведения максимально подробно. Обязательно указывают причину, по которой возникла задолженность, сроки и суммы. Идёт перечень документов-доказательств данного факта. Например, можно показать текст документов по отгрузке и проведению платежей.
Этот процесс требует серьёзного подхода. К проблемам могут привести даже небольшие ошибки, потому их желательно избегать.
Важная тема. Как учесть безнадежную «дебиторку»
Важная тема. Как учесть безнадежную «дебиторку»
Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком давности: Детальный анализ
