УПД (универсальный передаточный документ), образец заполнения которого приведен ниже, заменяет собой счет-фактуру, акт приемки-передачи и еще ряд первичных форм.
Хотя его применение не считается обязательным, бланк упрощает ведение учета.
Содержание этой статьи:
Для фиксации хозяйственных операций, допускается использование бланка под названием УПД – универсальный передаточный документ, образец заполнения которого приведен далее.
Эта форма заменяет собой целый ряд первичных документов. Использовать ее необязательно, допускается внесение коррективов.
Основание для применения УПД
УПД – универсальный передаточный документ – не был утвержден распоряжением Правительства. Он был предложен налоговой службой.
Через отделения поступили разъяснения, касающиеся заполнения нового бланка.
В них, среди прочего, содержались пояснения для лиц, которые занимаются проверкой документов, основанных на этой новой форме.
С разработкой новой формы, у предприятий есть выбор – оформлять целый пакет бумаг или воспользоваться единым бланком.
УПД (универсальный передаточный документ) заменяет собой следующие формы:
- счет-фактуру;
- акт приемки-передачи;
- товарную накладную;
- товарно-транспортную накладную.
Бланк УПД не имеет унифицированной формы. Вместе с тем он считается официальным и принимается налоговой службой.
Далее можно посмотреть образец заполнения.
Важно: так как применение универсального передаточного документа не является обязательным, в бланк можно вносить новые строки или корректировать параметры ячеек. Однако данные из строк удалять не следует.
Какие правила действуют при заполнении УПД
Бланк УПД можно использовать в качестве обычного передаточного документа. Он подойдет для ведения учета в компаниях, которые не выплачивают НДС.
- Чтобы указать на этот статус, в одноименном столбце отмечают цифру 2.
- Если в документе нужно отразить вычет по НДС, в той же графе «Статус» отмечают цифру 1.
При постановке статуса под номером 1, образец заполнения будет выглядеть по-другому.
Обязательно внести данные в строки 1-7, которые свойственны бланку счета-фактуры.
Для статуса 2 заполнение этих полей не требуется. Там можно просто ставить прочерк.
В левой части бланка отображены 2 графы, обозначенные А и Б.
- В графе А указывается порядковый номер отметки. Этот реквизит указывать необязательно. Однако, при его наличии, упрощается поиск нужной информации, а отметки ясно обозначены.
- В графе Б указывается: для товаров – артикул, для услуг или работ указывается код видов деятельности (ОКВЭД, ОКУН). Указание этого реквизита необязательно. Но код позволяет определить вид работ с целью обозначить возможность применения налоговых льгот или специальных режимов.
Хотя заполнение вышеуказанных граф и не требуется по закону, оно полезно для удобства поиска и идентификации работ или товаров.
Инструкция по заполнению: продолжение
Далее по центру документа идут следующие строки.
- Строка 8 озаглавлена «Основание передачи/получения». Здесь указывается информация, характеризующая отношения между сторонами. Включается номер договора, соглашения или другого документа.
- В строке 9 содержатся сведения касательно транспортировки и груза. В эти сведения включаются разные подробности перевозки: номера транспортных документов, реквизиты организации, берущей на себя затраты на перевозку. Здесь указывается информация, определяющая груз, например, масса нетто и масса брутто. Этот пункт не является обязательным для заполнения.
- Строка 10 содержит сведения о лице, проводящем погрузку товара или передачу итогов работы. Вписывается ФИО, должность, в конце приводится подпись. Данные из этой строки раскрывают обстоятельства, в которых была совершена сделка. Если данный сотрудник уполномочен подписывать счета-фактуры и поставил свою подпись выше, дублировать ее не требуется. Достаточно указать только ФИО и должность.
- В строке 11 указывается дата совершенной сделки или другого хозяйственного факта. Для заполнения согласно требованиям закона не обязательна. В поле вносится дата, когда это событие произошло фактически. Даже если документ оформляется 29 ноября, а погрузка товара должна состояться 30, в бланке ставится 30 ноября.
- Строка 12 содержит прочую информацию о хозяйственном факте. Законом ее заполнение не требуется. Сюда вписывают реквизиты паспортов, сертификатов и тому подобных документов. Поле оформляют, когда присутствуют имеющие значение подробности, которые не вошли в УПД (универсальный платежный документ).
Важно: даты проведения сделки указываются в строках 1, 11, 16. При этом для учета продавцом ставится дата погрузки (под номером 11), а покупателем вводится дата приемки (номер 16).
К заполнению полей с датами следует подойти ответственно. Это позволит избежать споров касательно даты хозяйственного факта.
Сведения о должностных лицах, принявших участие в сделке
В следующих строках универсального платежного документа указываются данные сотрудников, уполномоченных на оформление проведенных операций.
- Строка 13 указывает на должностное лицо, ответственное за проведение сделки. Вписываются его фамилия с инициалами. Также обозначается его должность, в конце ставится подпись. Если тот же самый сотрудник отвечает за погрузку товаров или занимается подготовкой счета-фактуры, повторно подпись его не ставится. Заполняются только поля для ФИО и должности. Когда за сделку по условиям организации отвечают сразу несколько сотрудников, для обозначения данных каждого из них вводится дополнительная строка, обозначить которую можно 13а, 13б и так далее.
- Строка 14 содержит сведения о составителе документа, представляющего продавца. Среди прочего, можно вписать наименование субъекта и реквизиты. Помимо данных лица, ответственного за бухгалтерский учет со стороны фирмы-продавца, сюда относятся данные агента или комиссионера, который от своего имени получает товар, а затем перепоручает принципалу или комитенту. Если в сделке принимает участие посредник, реквизиты договора с ним вносятся в строку 8.
- В строке 15 содержатся сведения об ответственном за получение груза лице со стороны покупателя. Сведения вводятся для уточнения подробностей сделки. Вписывают должность этого лица, его фамилию и инициалы, рядом есть место для подписи.
Требования к лицам, ответственным за сделку, приводятся в Гражданском кодексе. Стоит заметить, что при наличии печати организации, строка 14 может оставаться пустой.
Указание дат со стороны покупателя
В следующих строках отражаются даты получения товаров и прочие подробности сделки.
- В строку 16 вносится дата приемки. Она не может быть раньше даты составления УПД или даты отгрузки, указанной продавцом в строке 11. Фиксирует фактический момент принятия товаров или результатов работы покупателем. Хотя по законодательству заполнять данный раздел необязательно, все же внесение этих сведений рекомендовано. Наличие информации о принятии позволит избежать споров и исключит произвольную постановку даты.
- Строка 17 содержит прочие подробности сделки со стороны покупателя, законом заполнение этого раздела не требуется. Сюда вносится информация о возникших претензиях или их отсутствии, а также реквизиты договоров и иных бланков, подготовленных ответственным лицом при получении товаров.
Строки 16 и 17 содержат дополнительные уточнения с позиции покупателя. Наличие полной информации позволит впоследствии избежать споров.
Заключительные строки документа
В последних строках содержатся сведения о должностных лицах, ответственных за сделку и подготовку бумаг.
В конце можно проставить печати экономических субъектов (печать ИП или ООО), хотя закон этого и не требует.
- В строке 18 отражены сведения о лице, ответственном за оформление сделки с позиции покупателя. Вписывают ФИО и должность, затем ставится подпись. В случаях, когда тот же самый работник действует как представитель экономического субъекта (к примеру, по доверенности на получение товара) и его подпись уже стоит в пункте 15, дублировать ее не нужно. Указывают только ФИО и должность. Если же в оформлении операции участвует несколько человек, добавляют дополнительные строчки (18а, 18б и так далее), куда вносят сведения о каждом из них в отдельности.
- Строка 19 содержит данные лица или экономического субъекта, ответственного за составление бланка со стороны покупателя. Это может быть сотрудник, который занимается бухгалтерским учетом. Если в документе уже проставлена печать с полным названием субъекта, ответственного за составление бланка, повторное введение данных не требуется.
В конце остается место для печати. Не является обязательным для заполнения разделом.
Важно: как показывает статья 9 Закона №402-ФЗ, если все обязательные реквизиты внесены в бланк, отсутствие печати не может стать основанием для отказа принятия документа в налоговой службе.
Отличительные особенности заполнения УПД
Некоторые строки содержатся в УПД, но их нет в счете-фактуре. Здесь нужно руководствоваться правилами по заполнению именно универсального передаточного документа и образцом заполнения.
Например, строка 14 оформляется лицом, передающим товары или результаты выполненной работы.
А в строке 19 указываются данные работника, осуществляющего приемку.
Чтобы обозначить сотрудника, ответственного за погрузку товара, продавец заполняет поля под номерами 10 и 13.
При этом в десятой строке может быть указано лицо, которое не отвечает непосредственно за оформление сделки. В частности, это может быть кладовщик.
То же самое относится к заполнению строк под номерами 15 и 18, отведенных для покупателя.
Важно: в универсальном передаточном документе должны быть отражены данные директора и главного бухгалтера, а также стоять их подписи.
Как уже отмечалось, в строках 10 и 13 для продавца и 15 и 18 для покупателя могут быть указаны одни и те же лица.
В таком случае, подписи их ставятся только в первой строке, а во второй раз указывается только фамилия с инициалами и должность.
К УПД стоит прикладывать ряд документов. Среди них – отчет, содержащий детальное описание выполненных работ, сертификаты и технические паспорта.
Их перечень просто содержится под номерами 12 и 17. Если в бланке проставлена печать с необходимыми реквизитами, строки 14 и 19 можно оставлять незаполненными.
Наглядно увидеть эти поля можно на приведенных образцах заполнения.
Как УПД отражается у продавца
Согласно пункту 1 статьи 167 Налогового кодекса, счета-фактуры вносятся в книгу продаж по порядку в отчетном периоде, когда определяется налоговая база, и возникают платежные обязательства.
Как предписано постановлением Правительства № 1137 от 26.12.2011, счета-фактуры фиксируются в журнале учета.
При заполнении бланков может возникнуть две ситуации.
- День подготовки универсального передаточного документа совпадает с днем отгрузки. Тогда в книге продаж графа 1, а в журнале учета графы 2 и 6 совпадают со строкой 1 в УПД. Имеет значение день, когда определяется налоговая база, этим днем ставится дата отгрузки. Исключение составляют ситуации, когда налоговая база учитывается при приемке – это происходит при передаче результатов работ. Тогда в графе 2 журнала учета ставится дата, указанная в строке 16 УПД. Остальные соответствия не меняются.
- День подготовки УПД не совпадает с днем отгрузки. В таком случае при передаче товаров или прав на имущество, оказании услуг в книге продаж графа 1 заполняется по сведениям строки 1 УПД, графа 2 в журнале учета – по данным строки 11, а графа 6 – по данным строки 1 УПД. Когда передаются результаты работ, в книге продаж графа 1 совпадает со строкой 1, в журнале учета – графа 2 заполняется на основании строки 16, а графа 2 – по дате строки 1.
Универсальный передаточный документ не имеет унифицированной формы, заполнение его не считается обязательным.
Кроме того, каждая организация вправе внести в форму собственные коррективы.
Пояснения по поводу нового документа представлялись налоговой службой.
Однако этот бланк, образец заполнения которого можно увидеть выше, заменяет собой целый пакет первичных документов и упрощает ведение учета.
Поэтому стоит задуматься о его применении на предприятии.
1С Шаг за шагом. Универсальный передаточный документ
1С Шаг за шагом. Универсальный передаточный документ
УПД (универсальный передаточный документ): Образец и правила заполнения
