Кадровое делопроизводство с нуля: Пошаговые инструкции для ответственного работника в 2017 году
Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции по которому носят общий характер, включает подготовку нормативной базы и стандартного набора документов, а также назначение директора.
Далее оформляют других сотрудников, на каждого заводят стандартный пакет бумаг.
Содержание этой статьи:
Каждому начинающему предпринимателю будет интересно кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции к которому мы рассмотрим далее.
Когда работа уже налажена, такими вопросами занимается специализированный отдел кадров.
На начальных этапах кадровыми перестановками занимается по совместительству один из сотрудников – секретарь или главбух.
Разберемся по порядку, как организуется работа в этой сфере и с чего начать новому кадровику.
Кому поручается работа с кадрами
Вопрос кадрового делопроизводства в 2017 году актуален для всех предприятий, где есть наемные работники.
Полномочия закрепляются за сотрудником посредством издания приказа.
В зависимости от количества работников возможно два варианта:
- Кадровое делопроизводство берет на себя руководитель. Для этого он издает соответствующий приказ, которым закрепляет за собой данные обязательства.
- По мере приема сотрудников в штат предприятия, работу с кадрами можно поручить одному из них. Также издается приказ, подтверждающий полномочия. Обязательства прописываются и в должностной инструкции.
Пошаговая инструкция по кадровому учету законодательно не определена.
Все же при ее разработке следует ориентироваться на нормативные акты, в том числе ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Хотя единый порядок и не установлен, предусмотрен общий план, позволяющий систематизировать кадровый учет и наладить его ведение.
При кадровом учете, следует ориентироваться и на нормы трудового законодательства.
Издается немало инструкций по делопроизводству. Есть и документы, принимаемые местными органами.
Все эти рекомендации необходимо учитывать при разработке системы кадрового учета.
Приступаем к работе – план действий
Чтобы вести кадровый учет грамотно, нужно начать с оформления первого лица – руководителя.
То, как впоследствии будет проводиться эта работа, зависит от количества сотрудников и специфики деятельности предприятия.
Итак, поехали – перечислим основные этапы кадрового делопроизводства с нуля:
- Подготовка информационной базы – специализированных справочников, программного обеспечения, нормативных актов.
- Ознакомление с учредительными документами предприятия.
- Составление перечня бумаг, которые будут в распоряжении кадрового работника.
- Оформление руководителя.
- Подготовка локальных нормативов, в том числе штатного расписания и трудового распорядка.
- Подготовка фирменного образца трудового договора.
- Разработка других учетных документов, в том числе бланков приказов, книг учета и так далее.
- Оформление сотрудника, которые будет отвечать за ведение трудовых книжек.
- Назначение работников на свои места.
Резюмируем: в законодательстве не установлен строгий перечень инструкций для кадрового делопроизводства с нуля.
Выше приведен примерный план, который начинается с подготовки информационной и документальной базы, оформления директора и остальных сотрудников.
Разберем каждый из этих пунктов подробнее.
Формирование нормативной базы
Чтобы предприятие функционировало в соответствии с трудовым законодательством, нужно ознакомиться со всеми предъявляемыми требованиями.
Все нормативные документы на 2017 год рекомендуется хранить под рукой, чтобы в случае необходимости к ним было удобно обратиться.
Самые важные акты перечислим далее:
- Трудовой кодекс;
- постановление Госкомитета статистики № 1 от 4 января 2001 года;
- постановление Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.
Для сбора информации можно воспользоваться специализированными справочниками.
От кадрового работника ожидается, что он не только овладеет всеми действующими распоряжениями, но и будет в курсе всех вносимых в трудовое законодательство изменений.
Это потребует регулярного обращения к нормативным актам.
Важно: для осведомленности в изменениях трудового законодательства стоит оформить доступ к одной из информационных баз.
Другой момент – поиск и внедрение подходящего программного обеспечения.
Большой популярностью по состоянию на 2017 год пользуется 1С. Однако есть немало программ, которые уже обошли данную систему по своей функциональности.
Преимущество 1С – в любом городе достаточно специалистов, которые работают с этим программным обеспечением.
Этап второй – изучаем Устав
Продолжая пошаговую инструкцию, переходим к ознакомлению с учредительными документами.
В Уставе, который обязателен при регистрации ООО, содержится следующая информация:
- порядок назначения директора (в том числе срок действия трудового договора с ним, размер заработной платы);
- порядок оформления сотрудников на руководящие должности;
- формирование штатного расписания.
Деятельность кадрового работника не должна противоречить предписаниям в учредительных документах.
Ему нужно отслеживать изменения, которые вносятся в Устав.
Какие документы должны быть под руками у кадровика
На следующем этапе нужно подготовить бланки, которые будут находиться в кадровом отделе и использоваться для оформления сотрудников.
Рассмотрим несколько наименований.
- Формы приказов. Следует разработать бланки на случай принятия на работу, перевода на другую должность и увольнения. Они будут храниться в течение 75 лет, так как эти данные используются для определения стажа. Вторая группа приказов – кадровые. Сюда включаются приказы касательно отпусков, командировок, премий, штрафов. Также готовится Книга регистрации, куда будут вноситься пометки обо всех оформленных приказах, и журнал учета командировок.
- Трудовые книжки. Следует делать в них отметки в трехдневный срок с принятия нового работника. Стоит заметить, что в 2017 году их оформление обязательно даже для индивидуальных предпринимателей, прошедших регистрацию. Наряду с этими бланками заводится Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Карточки по форме Т-2. В них собраны ключевые данные сотрудника. Они либо хранятся отдельно, либо подшиваются к личному делу.
- Форма трудового договора. Он будет заключаться с каждым новым сотрудником вне зависимости от того, на какой срок он устраивается. В некоторых ситуациях применим срочный трудовой договор.
- Специальная оценка условий труда (СОУТ). Эти документы создаются для каждого рабочего места. Заменяют их в большинстве случаев с периодичностью в 5 лет.
- Штатное расписание.
- Локальные правила трудового распорядка.
- Документы, на основании которых назначается заработная плата.
Эти бланки относятся к обязательным для оформления в кадровом отделе.
При необходимости, могут быть изданы дополнительные нормативные акты и образцы, например, заявление на отпуск за свой счет.
Важно: не обязательны по закону, но могут быть полезными должностные инструкции и коллективный договор.
После того как определен перечь бланков, которые будут находиться в кадровом отделе, пошаговые инструкции рекомендуют сформировать Положение о ведении кадрового делопроизводства.
Разработка стандартного трудового договора
Большая ошибка думать, что необязательно заключать трудовой договор с работниками, устроившимися на короткий срок.
На самом деле, документ подписывается со всеми сотрудниками.
Кадровое делопроизводство с нуля включает в себя подготовку фирменного образца.
Содержание бланка разрабатывается на основе требований, изложенных в Трудовом кодексе.
В форму включают следующие пункты:
- полное наименование организации-работодателя, юридический и фактический адреса;
- данные представителя работодателя – ФИО;
- данные работника – ФИО;
- должность, которую он будет занимать;
- срок действия договора;
- вид деятельности – основная работа либо совместительство;
- должностные обязанности (либо перечень, либо ссылка на должностные пошаговые инструкции);
- размер заработной платы (изложить подробно все детали желательно прямо в договоре);
- часы работы;
- результаты СОУТ по данному месту;
- данные работодателя и работника;
- подписи.
Работодатель может внести в документ дополнительные пункты.
Однако содержание трудового договора не должно противоречить действующему законодательству.
Оформление первой должности
Кого нужно оформить на работу первым? Нетрудно догадаться, что кадровое делопроизводство с нуля подразумевает назначение сначала директора.
Как выполнить эту задачу?
Многое зависит от организационно-правовой формы предприятия. Рассмотрим три типовые ситуации.
- Организация с учредителями. В таком случае именно они будут подписывать приказ о назначении директора.
- Индивидуальное предприятие (или организация с единственным учредителем). Тогда сам ИП (или учредитель) будет подписывать договор и за себя, и за работника.
- Директор назначается по результатам выборов. Тогда второй стороной трудового договора выступит председатель выборного органа.
Важно: вне зависимости от того, кто назначает директора, обязательными остаются две операции – подписание трудового договора и издание приказа о приеме на должность директора.
От кадрового работника требуется соблюдать хронологический порядок издания приказов.
Назначение директора будет первым, в нем следует проставить дату, когда он начнет выполнять свои обязанности.
В дальнейшем нужно следить, чтобы все приказы нумеровались в хронологическом порядке. Этот момент проверяется надзорными органами.
Оформление сотрудников на другие рабочие места
Согласно пошаговой инструкции, после директора нужно назначить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.
Они относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому требуют бережного обращения.
Если руководитель еще никого не нанял на работу и ему приходится самостоятельно вести кадровое делопроизводство с нуля, он может взять эти обязанности на себя.
Для этого издается соответствующий приказ. Впоследствии ведение трудовых книжек можно перепоручить нанятому работнику. Делается это также в приказном порядке.
Важно: требование оформлять поручение вести трудовые книжки путем издания приказа установлено Постановлением Правительства.
Кадровое делопроизводство с нуля включает и еще один этап – прием сотрудников.
Для каждого нового работника готовится пакет бланков, в том числе:
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- приказ о назначении на должность;
- индивидуальная карточка Т-2;
- соглашение о персональных данных и другие документы.
Также потребуется оформить трудовую книжку, проставить в ней необходимые отметки.
Бланки вместе с заявлением о приеме на работу и резюме подсоединяются к личному делу.
Все необходимые бумаги передаются в бухгалтерский отдел для дальнейшего начисления заработной платы.
Подытожим вышесказанное. Пошаговые инструкции для старта кадрового делопроизводства имеют лишь общий вид.
Они включают в себя подбор нормативных актов, составление перечня кадровых документов, оформление директора и других сотрудников.
В 2017 году, как и ранее, со всеми работниками обязательно подписывать трудовой договор.
Лекция 1 кадровое делопроизводство для начинающих, трудовой договор
Лекция 1 кадровое делопроизводство для начинающих, трудовой договор
Кадровое делопроизводство с нуля: Пошаговые инструкции для ответственного работника в 2017 году
